Para dar andamento ao projeto documental do Arquivo Público Municipal “Dr. Antônio Augusto Reis Neves”, a Prefeitura da Estância Turística de Olímpia, por meio da secretaria de Administração, criou a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Na última quarta-feira (5), foi realizada a primeira reunião para explicar sobre a “Implantação da Gestão Documental e Arquivo Público Municipal”.
Durante a reunião, a secretária de Administração, Eliane Beraldo Abreu de Souza, falou sobre a importância da comissão na avaliação dos documentos. “A comissão terá a responsabilidade de analisar os documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente, os quais deverão integrar a tabela de temporalidade e destinação de documentos do arquivo”, afirmou a secretária.
A chefe do setor de Arquivo Físico, Ana Paula Rodrigues Bertolino, explicou sobre o Arquivo Público como estrutura organizacional, diretrizes, sistemática de trabalho e as atribuições da comissão constituída. “A comissão é um grupo permanente e multidisciplinar instituído nos órgãos da Administração Pública Municipal, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos”, explicou Ana Paula.
O projeto de Gestão Documental é composto por cinco fases, são elas: organização do arquivo físico e inventário dos documentos nas diversas áreas da administração; orientações sobre a logística de organização de local apropriado para disposição de arquivo intermediário e arquivo permanente/histórico; orientações para elaboração das tabelas de temporalidade e plano de classificação; aplicação das tabelas de temporalidade e plano de classificação no software de gestão eletrônica de documentos, e digitalização dos documentos produzidos pela administração dentro das diretrizes de classificação, catalogação e indexação.
O prédio oficial que abrigará o Arquivo Público Municipal está passando por reformas e adequações para receber todos os documentos.
